¿Qué es una PMO? Y por qué tu empresa necesita una
Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es una estructura de gestión que existe dentro de las empresas y que ayuda en la toma de decisiones estratégicas a nivel portafolio.
Si una PMO se implementa correctamente, mejorará el cumplimiento de objetivos de toda la organización, trazando una ruta más fácil de seguir.
A medida que la empresa se expande, también lo hace el número de responsabilidades que recaen sobre los hombros de los líderes de la organización. Es entonces cuando deberías crear una Oficina de Proyectos en tu organización para enfocar los recursos que la empresa cuenta.
Para no confundirnos mucho tratando de explicar todo en una sola idea, vamos a ver unos cuantos puntos que creo que son importantes.
¿Qué es una PMO?
Una oficina de gestión de proyectos, o PMO, es un departamento que existe dentro de una organización que se encarga de gestionar todos los procesos empresariales relacionados con los proyectos.
Una PMO es un departamento interfuncional. Combina las habilidades y la experiencia del personal de todas las partes de la empresa; utiliza procedimientos y procesos estandarizados para gestionar sus proyectos.
¿Estandarizados por quién? Por el PMI, que es la institución que se encarga de recabar y procesar todo el conocimiento que los directores de proyectos acumulan con el pasar de los años.
La función de la Oficina de Gestión de Proyectos es hacer cumplir y atender las necesidades de los proyectos de una organización, teniendo en mente los objetivos generales de la empresa.
Es decir, no solo busca que un proyecto sea exitoso, sino que hace que ese éxito esté alineado con lo que la empresa necesita.
Las principales responsabilidades de la PMO incluyen la gestión de los riesgos y conflictos del proyecto, el seguimiento de las métricas clave, la definición de las mejores prácticas de la organización para la ejecución del proyecto y el desarrollo de personas y equipos.
Eso suena complejo, seguro es solo para grandes empresas
Yo sé que puede parecer que las PMO son complejas, difíciles de entender y muy caras de mantener. Nada más lejos de la realidad.
Si bien en las grandes empresas es más fácil implementar una PMO por la disponibilidad de recursos, las pequeñas y medianas empresas se pueden beneficiar en gran medida de contar con una.
Teniendo siempre en cuenta que la oficina de proyectos debe ser un órgano que impulse y no que estorbe.
Si cuentas con personal limitado, lo mejor que puedes hacer es pensar estratégicamente, enfócate en la funcionalidad; es decir, simplifica el tema del papeleo, de los protocolos, y los canales de comunicación.
Por ejemplo, si tu personal está ubicado en un mismo espacio y están uno junto al otro, que se tengan que mandar correos electrónicos para cada pequeña decisión es una pérdida de tiempo innecesaria.
Ten en mente que una buena PMO no es aquella que te genera más papeleo, sino aquella que obtiene resultados.
Comienza utilizando solo aquellos procesos que puedas implantar sin fricción en tu empresa, y poco a poco implementar los demás. La PMO debería adaptarse a la empresa y no al revés.
¿Qué se necesita para crear una PMO?
Para no ponerme muy técnico te diré rápidamente que existen tres tipos de PMO: de apoyo, de control y directiva.
Siento que los nombres explican bastante bien el nivel de autoridad de cada una, así que por el momento no hablaremos a detalle de ellas.
Lo que la gran mayoría de empresas y emprendimientos pequeños y medianos necesitarán son PMO de apoyo; es decir, una oficina que les permita agilizar los procesos, facilite la comunicación con todos los involucrados, y procese la información sobre qué funcionó y no funcionó al final de cada proyecto.
Para ello lo mínimo que necesitarás es un director de proyectos; de preferencia con certificación PMP.
Como consejo te puedo decir que si es de los que hablan solo con términos técnicos y acrónimos, y todo el tiempo actúa como si fuera un ser recién bajado del Olimpo; búscate otro. A nadie le caen bien esos directores de proyecto, ni siquiera a otros directores de proyecto.
Ya tengo un PMP, pero no sé qué hacer con él
Si ya cuentas con un director de proyectos en tu organización (o acabas de contratar uno) y quieres crear una PMO, el primer paso es la formalización.
Realiza un documento formal y detallado que autoriza el nacimiento de la PMO. Detalla cosas como el nivel de autoridad, la disponibilidad de recursos, la ubicación en el organigrama de la empresa, los canales de comunicación, las metodologías de aprobación.
El consejo acá es que te concentres en lo que le compete a la PMO y en lo que no le compete también; es decir, detalla las cosas en las que la PMO no tiene autoridad, los objetivos sobre los que no debe decidir, las decisiones que no puede elevar, etcétera.
Luego de formalizar tu PMO lo que sigue es que confíes en tu gerente de proyectos. Lo más seguro es que no veas resultados inmediatos y los primeros meses sean un constante prueba y error hasta encontrar qué funciona y qué no.
El consejo final
Suena muy bonito esto de que implementar una PMO puede solucionar una serie de deficiencias comunes en las empresas o emprendimientos en crecimiento. Y en efecto, bien implementada, la oficina te permitirá identificar y alcanzar nichos que de otra manera no habrías identificado.
Pero, no trates de optimizar lo que no debería existir. La PMO de tu empresa no necesita usar toda la metodología que existe, solo la que va a ayudarte a conseguir tus objetivos.
Si sientes que algo estorba más de lo que aporta, no lo simplifiques, quítalo. Utilizar más documentos innecesarios y más protocolos no hará tu organización más efectiva, la hará más lenta.
Crea tus propios indicadores de éxito y con base en ellos evalúa el desempeño de tu oficina de proyectos.
¿En qué industrias es más necesaria una PMO?
Si bien, en los últimos años la proyectización de las empresas (y los emprendimientos) ha cobrado un peso grande; es cierto que esto de los proyectos tiene más relevancia en unas industrias que en otras.
Algunas industrias enfocadas en proyectos son las de construcción, software, farmacéutica, entretenimiento y diseño.
También existen industrias más centradas en actividades operativas como restaurantes, minas, agricultura, educación y transporte.
Así que si bien cualquier empresa se puede beneficiar de tener una PMO, su costo de implementación se justifica con mayor facilidad en empresas enfocadas en algunas áreas.