Patrocinador de un proyecto
También conocido por su traducción en inglés Sponsor, el patrocinador es el interesado de más alto nivel que existe en un proyecto; es quien autoriza formalmente el inicio de un proyecto y quien debe aprobar los entregables antes del cierre de este.
El patrocinador tiene el mayor rango dentro de su proyecto, incluso mayor que el director del proyecto. Es quien tiene mayor poder político y la responsabilidad de usarlo para negociar y proveer al equipo del proyecto de todo lo necesario para que el proyecto sea exitoso.
¿Cómo identificar al sponsor de un proyecto?
Para identificar al patrocinador de un proyecto se puede preguntar o revisar la documentación. Si no fuese posible, puedes hacer un análisis teniendo en cuenta las responsabilidades del sponsor especificadas más adelante.
Consejo: prueba a hacerte las siguientes preguntas: ¿Quién está financiando —o consiguiendo el financiamiento— del proyecto?, ¿Quién se beneficia más con el éxito del proyecto?, ¿Quién tiene el mayor poder político y capacidad de negociación?
El patrocinador, el cliente, y el jefe, ¿son lo mismo?
Teniendo en cuenta que un proyecto se crea para satisfacer la necesidad de una organización a través del patrocinador, podemos decir que el cliente y el patrocinador son la misma persona en la mayoría de los escenarios.
Por ejemplo, en micro y pequeñas empresas puede suceder que los directores de proyecto sean subcontratados para proyectos específicos o que a un miembro del equipo se le asigne temporalmente la responsabilidad de un proyecto; en este escenario el sponsor es el dueño —o jefe— de la empresa.
En empresas con organizaciones funcionales el patrocinador de un proyecto suele ser el gerente del área en la que está enfocada el proyecto, o su vicegerente.
En empresas con organizaciones matriciales o proyectizadas, el sponsor es definido formalmente antes del inicio del proyecto por la PMO —de existir una— o por algún ejecutivo de alto nivel.
¿Cuántas personas pueden ser patrocinadores?
No existe un número exacto de cuántas personas pueden o deben patrocinar un proyecto, dependiendo del nivel de complejidad esto puede variar radicalmente.
También en la definición dada por el PMI en la Guía del PMBOK 7ma ed. se habla de la posibilidad de un grupo de personas:
Patrocinador / Sponsor. Persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto, programa o portafolio y que es responsable de facilitar su éxito.
El rol del sponsor o patrocinador del proyecto
Ya sea que necesites identificar al patrocinador, o que seas el patrocinador, es importante saber qué hace el patrocinador del proyecto y cuáles son sus responsabilidades.
- Crea el proyecto con base en una necesidad propia o de la organización canalizada a través de este.
- Recluta al director del proyecto.
- Provee —o aprueba— los recursos económicos para el proyecto.
- Alinea el alcance del proyecto con las necesidades de la organización.
- Aprueba o rechaza los cambios propuestos a lo largo del proyecto.
- Garantiza la calidad de los entregables del proyecto.
- Utiliza su poder político para negociar los recursos iniciales del proyecto y conseguir recursos adicionales a lo largo del proyecto de ser necesarios.
- Como contrapunto a lo antes mencionado, el patrocinador del proyecto también debe definir los límites del proyecto.
El patrocinador, más que estar involucrado en el día a día y los pormenores del proyecto, se encarga de controlar los resultados generales y ofrecer apoyo al equipo en temas relacionados con la empresa que podrían estar fuera del alcance del proyecto.
Algunas cosas importantes que puede hacer un patrocinador para mejorar los resultados del proyecto:
- Conseguir el respaldo de los ejecutivos de alto nivel de su organización y de los interesados clave para su proyecto.
- Estar disponible para el equipo del proyecto.
- Ser claro en su comunicación.
- Darle espacio al director del proyecto para, pues, dirigir el proyecto y no tratar de interferir o ser parte de cada pequeña decisión que se toma.
- Validar las decisiones de los miembros del equipo y promocionar los logros de estos.
- Ofrecer apoyo al director del proyecto con los riesgos que están fuera de su nivel de autoridad dentro de la empresa o con otras empresas.
- Y ya que estamos, asegurarse de que el proyecto, una vez finalizado, sea implementado y sus entregables sean puestos en práctica en la empresa —porque no hay nada peor que dedicar meses de trabajo a algo que luego nadie usa.
Conclusión
El patrocinio de un proyecto es una responsabilidad que se debe tomar muy en serio, pues tiene un impacto directo en el éxito y posterior beneficio que este pueda aportar a la organización.
El patrocinador es el único rol que comienza antes del inicio formal y termina después de la reunión de cierre del proyecto.
Su importancia es tal, que se recomienda que el patrocinador —o sponsor— de un proyecto tenga un alto nivel dentro de la empresa y cuente con el suficiente poder político en la organización.
Cómo gestionar al patrocinador de un proyecto
El director del proyecto tiene una serie de responsabilidades para con el patrocinador.
- Es el intermediario entre la comunicación del patrocinador con los miembros del equipo y otros interesados.
- Trabaja conjuntamente con el patrocinador para elegir la mejor respuesta de los riesgos identificados.
- Sustentar las solicitudes de cambio de manera clara y concisa.
- Solicitar apoyo para abordar temas estratégicos que tengan impacto directo en la calidad de los entregables del proyecto y requieran manejo político.
- Explicar qué es lo que se espera del patrocinador en el proyecto.
Lo más importante —según mi criterio— es recordar que así como nosotros los directores de proyecto no lo sabemos todo, los patrocinadores tampoco tienen siempre claro cómo patrocinar un proyecto; y a diferencia de nosotros, ellos no estudian para ser patrocinadores.
Ten una buena comunicación, pregunta lo que debas preguntar y explica lo que debas explicar.