La Matriz RACI

La matriz RACI es una tabla donde se detallan las actividades a realizar y los niveles de involucramiento del equipo de trabajo de un proyecto.

Es uno de los métodos más usados al momento de distribuir y asignar las tareas de la EDT al equipo de especialistas y profesionales.

Debe su popularidad a lo sencillo que es hacerla y lo visual que resulta.

Las siglas RACI son por las palabras en inglés:

• R: responsible; el responsable de la tarea.
• A: accountable; quien acepta la tarea terminada.
• C: consulted; el especialista a consultar por información para la tarea.
• I: informed; a quien se le debe informar los cambios en el estado de la tarea.

La matriz en sí consiste en una tabla donde los encabezados horizontales son los miembros del equipo de trabajo y los encabezados verticales son las tareas de la EDT.

Funciona como una gráfica y una base de datos; donde cada miembro del equipo de trabajo del proyecto puede visualizar exactamente cuál es su rol en cada actividad planificada.

Ya con esta breve descripción deberías poderte hacer una idea de cómo funciona la matriz RACI.

Sin embargo, si quieres una explicación más a fondo, consejos, ejemplos y algunas plantillas; te aconsejo que leas toda la publicación.

Matriz RACI o RAM

En gestión de proyectos, las siglas RAM son por Responsibility Assignment Matrix; lo que en español viene siendo conocido como la Matriz de Asignación de Responsabilidades.

Se podría decir que la Matriz RACI es una RAM simplificada; sin embargo, las RAM pueden ir más allá de los cuatro roles que incorpora la matriz RACI.

Entonces, ¿Son lo mismo?

No; RACI es uno de varios tipos de Matriz de Asignación de Responsabilidades.

A continuación te dejo una lista de todos los puntos tocados en esta publicación:

Cómo hacer una matriz RACI simple en Excel

Para simplificar el proceso de cómo se hace una matriz RACI, se podría resumir en tres pasos:

1. Distribuye las tareas de la EDT en tu primera columna dejando la primera fila libre.
2. Distribuye los miembros del equipo de trabajo en la primera fila, dejando la primera columna libre.
3. Asigna los roles como sea óptimo para tu proyecto.

Vamos a plantear un ejemplo de matriz RACI en Excel para que quede un poco más claro:

Llamaremos a nuestro proyecto "Construcción de un cerco perimétrico"; nuestro alcance será hacer un cerco alrededor de un terreno de tres metros por tres metros, incluyendo un portón de dos metros de ancho instalado en uno de los lados.

Como es una matriz RACI para un proyecto de construcción hipotético; y nuestra finalidad es desarrollar la matriz RACI; gran parte de lo que se considerará para este proyecto serán suposiciones, exageraciones o estimaciones de baja precisión.

Lo primero que debemos hacer es colocar las tareas de la EDT en la columna A de la hoja de Excel.

Para el segundo paso colocamos a nuestro equipo de trabajo en la primera fila.

Ahora que tenemos el cuadro; procedemos con el paso final que es asignar los roles a cada uno de los miembros del equipo para cada tarea.

Consejos:

1. Asigna primero al responsable de cada tarea; de esta manera se te hará más fácil identificar cruces de responsabilidad, tareas sin responsable, incompatibilidades y otros problemas.
2. Para proyectos sencillos y mediana complejidad, debería haber solo un responsable por tarea; si tu proyecto es de alta complejidad y tienes un equipo de trabajo amplio, deberías considerar hacer una RAM con roles adicionales como Responsable Secundario.
3. Como segundo rol, asigna a los aprobadores de cada tarea; solamente deberá haber uno por tarea.
4. Si alguna tarea necesita de la revisión o consejo de un especialista —que no es quien directamente ejecuta la tarea— entonces este deberá ser consultado.
5. Puede haber más de un consultado por tarea.
6. Finalmente, marca a quienes deben recibir un informe o un aviso con la entrega aprobada de cada tarea; puede haber más de uno por tarea.
7. Da formato a tu tabla para que sea fácil de leer e interpretar.
8. Si la matriz será distribuida entre personas que podrían no ser entendidos del tema, asegúrate de colocarle una leyenda.
9. Coloca el nombre del proyecto, la versión, la fecha y el realizador de la matriz en la cabecera —como mínimo.
10. Si la EDT aún no está finalizada, puedes hacer una matriz RACI con las tareas que tengan identificadas en el momento e irla ampliando en el futuro; recuerda considerar un salto de versión cada vez que modifiques la matriz y guardar las anteriores en la base de datos del proyecto.

Aquí podemos ver el resultado final de nuestro Ejemplo de Matriz RACI terminado.

Beneficios de usar una matriz RACI

Los beneficios principales de utilizar las Matrices de Asignación de Responsabilidades en proyectos son:

1. Lo visuales que son; cualquier miembro del equipo del proyecto puede abrir el XLS de la matriz e identificar su rol en cada tarea de la EDT en cuestión de segundos.
2. Sincera las competencias de cada miembro; es decir, alguien con rol de consultado no se puede tomar la atribución de realizar la tarea; o alguien con rol de informado no puede aceptar o rechazar entregables.

Como beneficios secundarios se pueden mencionar los siguientes:

1. Se pueden hacer en una gran variedad de software e incluso se pueden hacer a mano.
2. No tiene límites con relación a cantidad de tareas o cantidad de miembros del equipo.
3. Funcionan con todo el abanico de metodologías de gestión: PMBOK, Scrum, Ágil, Cascada, etc.
4. Cambian poco o nada con el paso del tiempo.
5. Se adaptan a cualquier proyecto añadiendo o quitando funciones y roles.

Qué dice el PMBOK

El PMI hace mención a la Matriz de Asignación de Responsabilidades dentro del subtítulo 9.1.2.2 REPRESENTACIÓN DE DATOS y dice:

La RAM muestra los recursos del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.
Un ejemplo de un diagrama basado en una matriz es una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) que muestra los recursos del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.
Se utiliza para ilustrar las relaciones entre los paquetes de trabajo o las actividades y los miembros del equipo del proyecto.
En proyectos grandes, las RAMs se pueden desarrollar en varios niveles.
Por ejemplo, una RAM de alto nivel puede definir las responsabilidades de un equipo, grupo o unidad del proyecto dentro de cada componente de la EDT/WBS.
Las RAM de bajo nivel se utilizan dentro del grupo para designar los roles, responsabilidades y niveles de autoridad para actividades específicas.
El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad.
Esto también asegura que exista una única persona responsable de cada tarea concreta para evitar confusiones acerca de quién está a cargo o tiene autoridad sobre el trabajo.
—Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos: Guía del PMBOK (6th ed.).

Luego se hace mención de la matriz RACI con lo siguiente:

Un ejemplo de RAM es un diagrama RACI, que en inglés significa “Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I)” (persona responsable de ejecutar la tarea, persona con responsabilidad última sobre la tarea, persona a la que se consulta sobre la tarea, persona a la que se debe informar sobre la tarea), como se muestra en el Gráfico 9-4.
El diagrama de ejemplo muestra el trabajo a realizar en la columna izquierda como “actividades”.
Los recursos asignados se pueden representar como individuos o como grupos.
El director del proyecto puede elegir otras opciones, tales como las designaciones “líder” o “recurso”, que resulten adecuadas para el proyecto.
Un diagrama RACI es una herramienta útil a usar para garantizar una asignación clara de funciones y responsabilidades cuando el equipo está compuesto de recursos internos y externos.
—Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos: Guía del PMBOK (6th ed.).

Cabe resaltar que el PMBOK en su apartado 2. SIGLAS COMUNES; traduce las siglas RACI como Responsable, Encargado, Consultar e Informar.

Alternativas a la matriz RACI

Con la matriz RACI siendo tan popular; uno podría olvidarse que existen otras formas de combinar los roles.

Es por ello que haré una lista con las formas más estandarizadas de Matrices de Asignación de Responsabilidades:

1. RASCI, es una versión de la matriz RACI con un rol adicional; el rol de Soporte, quien responde directamente al Responsable y ayuda durante toda la tarea.
2. RASI, es una versión de la matriz RACI donde el rol Consultado se reemplaza por el rol Soporte.
3. RACIQ, es una versión de la matriz RACI con un rol adicional; el rol de Quality review.
4. RACI-VS, es una versión de la matriz RACI con dos roles adicionales; el rol de Verifier y el rol de Signatory.
5. RACIO, es una versión de la matriz RACI con un rol adicional; el rol Out of the loop.
6. PACSI, una matriz que comprende los roles Perform, Accountable, Control, Suggest e Informed; este tipo de RAM se utiliza cuando las tareas terminadas deben ser revisadas por varias personas antes de ser aprobadas totalmente.
7. DACI, una matriz que comprende los roles Driver, Approver, Contributors e Informed; esta RAM se centra en la toma de decisiones rápidas y define quién puede revisar estas decisiones de ser necesario.
8. RAPID, esta RAM creada por Brain & Co se enfoca en la toma de decisiones y comprende los roles Recommend, Agree, Perform, Input y Decide.

Más allá de la gestión de proyectos

Si bien la Matriz de Asignación de Responsabilidades son ampliamente usadas en proyectos; también se pueden aplicar fuera de estos.

Por ejemplo; no hay nada que impida que una tienda organice las tareas rutinarias utilizando una Matriz de Asignación de Responsabilidades.

Desde multinacionales como Coca Cola hasta microempresas pueden emplear las RAM para organizar a su personal.

Descargable: Plantillas de matriz RACI en Excel

Estas plantillas de Matriz RACI Gratuita en Excel te ayudarán a ahorrar tiempo en la gestión de tus proyectos.

Plantilla 1:

Plantilla 2:

Plantilla 3:

Ten en cuenta que la comunicación clara es un factor importante en el éxito de un proyecto —y una empresa—; y que las RAM agilizan la comunicación.

Dicho esto, espero que esta publicación te haya servido para despejar dudas o incluso ampliar tus conocimientos.

Roles y funciones adicionales

Además de los roles RACI, existen muchos otros roles que se pueden utilizar para proyectos con necesidades específicas.

Abajo mencionaré algunos roles adicionales que puedes agregar para conseguir una RAM más compleja en proyectos que lo necesiten:

1. Support (S), es como un responsable secundario; alguien que ayuda a que la tarea sea completada.
2. Perform (P), es la persona que realiza la actividad; un rango por debajo del responsable a menos que se indique lo contrario.
3. Control (C), quien revisa la tarea aprobada; su apreciación es equivalente a quien aprueba.
4. Quality review (Q), es la persona que verifica que el entregable cumpla con el estándar de definido en la Gestión de la calidad.
5. Verifier (V), es quien comprueba que el entregable cumpla con los requisitos de aceptación.
6. Signatory (S), quien aprueba la decisión del verificador.
7. Out of the loop (O), personas que no son parte de la tarea, pero pueden ser beneficiosas para esta.
8. Driver (D), la persona encargada de dirigir el proyecto, quien asigna los roles a los demás y encabeza las reuniones; no tiene tanta autoridad como el director del proyecto.
9. Approver (A), es la persona o grupo de personas que tienen el poder de aceptar o solicitar modificaciones al entregable.
10. Contributor (C), es la persona o grupo de personas que aportan su punto de vista desde su experiencia para apoyar con la toma de decisiones.
11. Recommend (R), cumple el rol de facilitar la toma de decisiones a través de revisar información importante, analizarla y proponer ideas.
12. Agree (A), es la persona que avala las propuestas del Recommend; es un rol que se suele utilizar en tareas que necesitan aprobación escrita con responsabilidad solidaria.
13. Input (I), es la persona que provee la información que analiza el Recommend; también aportan información al Decide para la toma de decisiones.
14. Decide (D), es la persona que tiene la decisión final sobre la tarea; y quien se asegura que la decisión tomada se implemente.
15. Responsibility (R), el encargado de que la tarea se ejecute con las indicaciones de calidad.
16. Authority (A), es el dueño de la tarea; no ejecuta, pero toma las decisiones.
17. Task (T), quien ejecuta la tarea.

Ten en cuenta que varios de estos roles cumplen funciones similares y que deberás evitar siempre traslapes de funciones.

Por ejemplo, es poco recomendable usar los roles Accountable, Approver, Decide y Authority en la misma Matriz de Asignación de Responsabilidades.

Es por ello que en el siguiente punto veremos las formas estándar de agrupar los roles.