Diferencias entre Proyectos, Programas y Portafolios
En esencia, la diferencia entre proyectos, programas y portafolios es un tema de magnitud; los programas son un conjunto de proyectos, y los portafolios conjuntos de programas, proyectos y operaciones.
Sin embargo, —como todo en esta vida— la respuesta es más compleja de lo que parece.
Que es un Proyecto, un Programa y un Portafolio
Para entender un poco mejor la relación, primero repasemos los conceptos que nos da el PMBOK de cada uno.
- Proyecto: esfuerzo temporal que crea un producto, servicio o resultado único.
- Programa: grupo de proyectos o programas secundarios que se gestionan en grupo para obtener beneficios que no se pueden obtener individualmente.
- Portafolio: colección de proyectos, programas, portafolios secundarios u operaciones que se gestionan en grupo para alcanzar objetivos estratégicos.
Adicionalmente, el PMBOK nos da como diferencia clave la siguiente: La dirección de programas y la dirección de proyectos se centran en ejecutar programas y proyectos de manera “correcta”; y la dirección de portafolios se centra en ejecutar los programas y proyectos “correctos”.
Portafolio > Programa > Proyecto
Y es aquí donde empieza la confusión, porque por un tema de concepto da la sensación de que simplemente uno es un conjunto de los anteriores; pero no.
Si bien los programas son un grupo de proyectos; estos se gestionan básicamente teniendo en cuenta los beneficios netos que los proyectos internos pueden ofrecer a la organización.
Es decir, que si un programa tiene —digamos— tres (3) proyectos dentro, y se tiene que deshacer de uno —por el motivo que sea—; la decisión lógica sería evaluar los retornos sobre la inversión (ROI) proyectados y elegir con base en eso.
Pero cuando hablamos de portafolios, estos se basan en un panorama más amplio que los resultados económicos proyectados y consideran el cumplir con los objetivos de la organización a pesar de incurrir en —posibles— pérdidas.
Por poner una analogía, un proyecto es como un caballo en una carreta medieval: enfocado, fácil de definir, se puede estimar cuánto va a comer; y parte de "A" para llegar a "B".
El programa es como el chofer de la carreta: puede tener varios caballos jalando su carreta al mismo tiempo; pero su objetivo es entregar las cargas que se le encomiendan de la manera más efectiva.
Y el portafolio sería el mercader dueño de varias carretas, su objetivo es tener éxito en el largo plazo; incluso si para ello debe considerar un espectro más amplio como: ampliar los rubros, tener que sacrificar un par de caballos, hacer unas cuantas entregas en pérdida, etc.
Diferentes formas de planificar
Para planificar un proyecto, se toman en cuenta aspectos como los interesados, el costo y el tiempo —estimados—; teniendo como objetivo uno o varios entregables que deben ser aprobados al final.
Los programas consideran el desempeño de sus proyectos y cómo se complementan entre ellos para hacer planes de alto nivel y generar guías para estos.
Los portafolios se planifican primero teniendo claro hacia dónde se está dirigiendo la organización —y cuáles son los objetivos a largo plazo de la empresa—; y luego analizando el aporte de cada componente del portafolio al cumplimiento de estos objetivos, y cuáles son los ajustes necesarios para sacar el mejor provecho de cada proyecto o programa, manteniendo los recursos de la organización optimizados en todo momento.
¿Cómo se mide el éxito de Proyectos, Programas y Portafolios?
Cuando se trata de proyectos, programas y portafolios, podemos considerar un sinfín de índices de éxito; pero para fines prácticos voy a considerar los más predominantes según mi experiencia profesional.
Para proyectos, la satisfacción de los interesados suele ser el factor que define el éxito al momento de que sean aceptados los entregables.
En los programas el éxito se asocia con la diferencia entre el éxito que tuvieron los proyectos trabajando en conjunto menos el éxito que habrían tenido los proyectos individualmente.
Es en los portafolios donde se considera la alineación de los programas y proyectos con la estrategia corporativa como índice del éxito.
Y es que a la escala —económica— a la que se suele trabajar en las empresas que manejan portafolios, la relación entre proyectos, programas y portafolios suele definir la diferencia entre un buen año y uno malo.
Espero que con esta publicación hayan quedado claras las diferencias entre proyectos, programas y portafolios.
Que si bien son conceptos con mucho en común, difieren en cuanto a su enfoque y a qué “tan lejos” miran en el horizonte de la organización.
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