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El acta de constitución —project charter en inglés— es un documento que contiene la información básica que da origen a un proyecto.
Dependiendo de la magnitud del proyecto —y de la organización— puede ser tan simple como un papel escrito a mano o un email; o tan complejo y formal como una plantilla de varias hojas.
Sin embargo, el objetivo es el mismo: definir el alcance de la manera más precisa posible.
Obviamente, existe mucha más información que puede —o debe— ir en el acta, pero vamos viéndolo por partes:
El acta de constitución se elabora al comienzo del proyecto; tan al comienzo que se podría decir que es el acta de constitución la que crea el proyecto.
Antes del acta de constitución, el proyecto es poco más que una necesidad y una idea.
Es después de este documento que el proyecto puede comenzar a llamarse formalmente como tal.
Dependiendo de las circunstancias; este documento puede ser elaborado por: quien será el sponsor del proyecto, el director asignado al proyecto, el gerente funcional de un área; o en general por cualquier persona con autoridad en la organización.
Tal y como mencionaba antes, el acta de constitución en gestión de proyectos puede ser un documento pequeño o muy extenso; sin embargo, existe un consenso en la información mínima que debe incluir este documento.
Ahora, yo creo que es importante también considerar unas cuantas cosas más:
Ten en cuenta que la información consignada en el acta de constitución va a variar a lo largo del proyecto; por tal motivo, tómalo como la apertura de la base de datos más que como el paso que define la EDT.
Hacer un acta de constitución —o una plantilla— es bastante más sencillo de lo que parece.
Se puede hacer a mano o utilizar cualquier software que almacene texto; yo suelo hacerlo en un simple, pero efectivo archivo .txt.
Los pasos que planteo a continuación te permitirán tener —al menos— una primera versión funcional de tu acta de constitución de proyecto:
Recuerda que siempre es bueno anotar dentro del documento la versión de este; esto es algo que no aplica solo al acta de constitución, sino a cualquier documento del proyecto que hagas.
En esta oportunidad plantearemos el siguiente escenario:
Un pequeño taller de mecánica ha ganado buena reputación y con el aumento de clientes nota que tiene la oportunidad de ampliar su negocio a la venta de repuestos.
El dueño del taller se contacta con una oficina de proyectos online para encontrar la mejor forma de explotar esta oportunidad.
De la oficina se asigna un PMP® para que junto al dueño del taller exploren este proyecto.
Luego de una extensa conversación con el dueño del taller, el PMP crea la siguiente acta de constitución del proyecto:
Nombre del proyecto:
Creación e implementación de una tienda minorista de repuestos mecánicos.
Oportunidad por explotar:
Con la creciente demanda de servicios de reparación en el taller mecánico "La Llanta"; se han encontrado ocasiones en las que los proveedores de repuestos no cuentan con la suficiente capacidad, causando demoras indeseadas.
Así mismo, se ha identificado que el mercado local no siempre ofrece repuestos de calidad.
Por tal motivo se propone crear un área dentro de la marca "La Llanta" que se dedique a la compra y venta de los repuestos de mayor circulación.
Alcance del proyecto:
Fuera del alcance:
Sponsor del proyecto: Dueño de "La Llanta".
Director del proyecto: Guillermo Diaz
Stakeholders identificados:
Costo estimado: $40,000.00
Duración máxima: 3 meses.
Los directores de proyecto debemos tener claras dos cosas:
El acta deberá especificar tu nivel de autoridad de manera explícita; tanto en disposición de recursos como de personal.
Sin embargo, y a pesar de la importancia del acta; esta no tiene que ser siempre un documento formal.
Un intercambio de emails, un grupo de documentos que detallan un problema o una necesidad organizacional, o un memo autorizando a un director de proyecto pueden ser considerados también actas de constitución.
No esperes que el sponsor —que probablemente sea el gerente u otro ejecutivo de alto nivel— desarrolle y redacte un acta completa; prepárate para escribirla por él.
Recuerda, la responsabilidad del sponsor es aprobar el acta, no escribirla.
Si la incertidumbre del proyecto es alta o muy alta, es probable que hacer un acta detallada tome demasiado tiempo para realizar; en dichos casos es recomendable dividir el proyecto en fases y definir tu alcance y tareas iniciales para la primera fase de tu proyecto.
El acta tiene un rol vital al momento de sincronizar los proyectos con la estrategia de la organización, la gestión de programas y la de portafolios.
Entendiendo que el acta autoriza el comienzo del proyecto; esto implica el uso de recursos, personal y tiempo.
Es por ello por lo que si crees acta de constitución está incompleta, mal realizada, mal enfocada, o refleja un proyecto no alineado con los objetivos de la organización; es en este punto donde más ahorro representa hacer modificaciones al proyecto.
Por otra parte, recuerda que el acta no contendrá información precisa sobre el presupuesto o el cronograma, pues aún no existen datos reales de desempeño; incluso el alcance recibirá ajustes a lo largo del proyecto.
Una buena acta de constitución tendrá información de alto nivel sobre la necesidad de la organización, el alcance, cronograma y presupuestos estimados y otra información que ya vimos en anteriores puntos.
La respuesta corta es que una persona con suficiente autoridad aprueba el acta.
Generalmente, el acta de constitución —o project charter— es aprobado por el sponsor del proyecto.
En organizaciones medianas o grandes, puede que exista una persona o grupo de directivos cuya función sea aceptar o rechazar proyectos; en este escenario serán estos quienes aprueben el acta.
También puede darse el caso que la organización tenga una PMO, lo que haría que quien aprueba sea el gerente de la PMO.
En cualquier caso, quien debe firmar el acta de constitución del proyecto es un representante de autoridad dentro de la organización.
Esto es así porque aprobar el acta de constitución de un proyecto significa aceptar formalmente la existencia del proyecto; y autoriza al director del proyecto el uso de recursos de la organización.
Existe un motivo por el que al acta de constitución se le conoce como la partida de nacimiento en la gestión de proyectos.
Después de la firma del acta; se procede a formar el equipo de trabajo del proyecto y se inicia la etapa de planificación.
En esencia, el proyecto comienza.
Si tuviera que decir, un siguiente paso que aplique a gran cantidad de proyectos sería una reunión con el equipo de trabajo del proyecto para hacer una lluvia de ideas para generar una primera versión de la EDT.
A pesar de que el acta de constitución es uno de los documentos más infravalorados de los proyectos; para organizaciones en crecimiento es un paso vital que debe ser utilizado mejor.
Es este documento el que transforma las necesidades y problemas de la organización en pasos a seguir para encontrar soluciones.
Las empresas deben facilitar y promover la transformación de las ideas de sus trabajadores en proyectos; y eso se puede conseguir, por ejemplo, creando una plantilla de acta de constitución que esté al alcance de todos.
Definiendo procesos sencillos y metodologías eficientes de aprobación de proyectos, las empresas pueden no solo agilizar, sino también potenciar su ritmo de crecimiento.
El PMBOK nos habla sobre el nacimiento de los proyectos y nos dice:
Los proyectos son iniciados por una entidad externa a los mismos, como un patrocinador, un programa o una oficina de dirección de proyectos (PMO), o el presidente de un órgano de gobierno del portafolio o un representante autorizado.
—Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos: Guía del PMBOK (6th ed.).
Con respecto al documento en sí nos dice lo siguiente:
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
Los beneficios clave de este proceso son que proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la organización, crea un registro formal del proyecto y muestra el compromiso de la organización con el proyecto.
Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
—Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos: Guía del PMBOK (6th ed.).