Metodologías de Gestión de Proyectos

En gestión de proyectos —como en cualquier otra ciencia— existen una variedad de metodologías que facilitan el cumplimiento de objetivos.

Pero antes de entrar a explicaciones más específicas vamos a entender qué es de lo que hablaremos en esta publicación.

Según la RAE, metodología significa 'ciencia del método' y método significa ‘modo de decir o hacer con orden’; y ahí reside la palabra clave: orden.

Gestionar proyectos es el arte de liderar, administrar, organizar y conseguir resultados en tiempos y costos predefinidos. Por tratar de definirlo en un solo párrafo.

Dicho esto, las metodologías de gestión de proyectos se entienden como procesos ordenados que nos permiten lograr que un proyecto sea exitoso.

En esta publicación hablaremos de las metodologías de gestión de proyectos que son más utilizadas y que han alcanzado un nivel de reconocimiento internacional; porque si hablo de las nueve mil metodologías que existen, no terminaría nunca.

Metodología Cascada

Cascada es la forma más tradicional de gestionar proyectos que existe en la actualidad; y ha sobrevivido tantos años por una buena razón.

En la metodología cascada los proyectos siguen un desarrollo lineal, pues cada grupo de procesos se debe terminar para comenzar con el siguiente.

Inicio → planificación → ejecución → cierre.
Con un monitoreo constante durante toda la etapa de ejecución.

De igual forma, las tareas definidas en la EDT siguen una secuencia lógica y en una sola dirección.

Ventajas:

1. El alcance del proyecto es definido desde el inicio del proyecto; por lo que se puede predecir la secuencia necesaria para llegar a la meta.
2. Existe una base de datos de conocimientos amplia y literatura prácticamente ilimitada sobre el tema.
3. Los dueños y los interesados del proyecto saben cuál es el alcance y, por lo tanto, saben qué conseguirán del proyecto.
4. La mayoría de las herramientas que se utilizan han sido probadas por muchos años.

Desventajas:

1. La velocidad de respuesta a cambios drásticos es mucho más lenta que en otros métodos.
2. No es fácil hacer suposiciones y predicciones al comienzo del proyecto, por lo que en proyectos grandes se necesita mucho juicio de expertos.

Ruta Crítica

El método de la ruta crítica —también conocido como CPM por sus siglas en inglés Critical Path Method— es el otro gran método tradicional que consiste en:

1. Identificar las relaciones entre las distintas tareas de la EDT; las más populares siendo Fin-Comienzo y Comienzo-Comienzo.
2. Hallar las tareas que están relacionadas entre sí de manera que no se pueden retrasar sin afectar el calendario final; estas tareas serán tu ruta crítica.

La forma más común de gestionar proyectos con el método de la ruta crítica es usando un tipo de gráfico llamado diagrama de Gantt.

Ventajas:

1. Permite identificar qué tareas deben tener máxima prioridad para no retrasar el cronograma.
2. Aclara las dependencias entre las tareas de tu EDT.
3. El diagrama de Gantt permite visualizar de manera sencilla el cronograma de tu proyecto; de manera que se pueda entender por personas que no estén educadas en gestión de proyectos.
4. Facilita el monitoreo del avance del proyecto durante la etapa de ejecución.

Desventajas:

1. Puede resultar demasiado restrictivo para proyectos con una incertidumbre superior a la media.
2. Si el proyecto es simple y breve, puede tomar más tiempo del que deberías tomar para ordenar tu cronograma.
3. Es muy fácil hacer calendarios irreales que no se pueden cumplir en la práctica si no se tiene la experiencia suficiente.

New Product Introduction (NPI)

NPI son las siglas de New Product Introduction que en español viene siendo Introducción de un Producto Nuevo.

La metodología sigue un esquema lineal simplificado con la única finalidad de sacar un producto al mercado de manera rápida; y si bien cada empresa suele tener su propia versión, se suele pasar por las siguientes etapas:

1. Crear el Acta de Constitución del Proyecto definiendo claramente el alcance.
2. Producir el primer prototipo del producto nuevo.
3. Evaluar el prototipo y hacer ajustes con la retroalimentación recibida.
4. Fabricar el producto a gran escala.
5. Recopilar data del desempeño del producto en el mercado —después de haberlo lanzado.

Para poder seguir exitosamente la metodología del NPI se necesita que la organización tenga una estructura enfocada a proyectos o matricial fuerte; pues el dinamismo y la comunicación son vitales.

Ventajas:

1. Permite poner un producto en el mercado de manera rápida.
2. No deja espacio a cambios radicales en el alcance.
3. Puede cumplir las expectativas de los interesados en tiempos reducidos.
4. Bien aplicado puede ser un excelente punto medio entre cascada y ágil.

Desventajas:

1. El producto se lanza al mercado con poca evaluación, lo que hace que dependa mucho de las suposiciones y predicciones.
2. No funciona para proyectos que no consistan en crear un único producto.

Ágil

La metodología es relativamente nueva si la comparamos con la metodología cascada; y viene a ofrecer la versatilidad que muchas industrias necesitaban.

A diferencia del enfoque tradicional, ágil trabaja con base en iteraciones que permiten pulir paso a paso el alcance del proyecto.

Sus fortalezas residen en su capacidad de adaptarse al cambio y su velocidad.

Siendo uno de sus requisitos básicos un alto nivel de comunicación y colaboración entre los miembros del equipo del proyecto.

Ventajas:

1. Gran adaptabilidad al cambio.
2. No se necesita tener el alcance 100 % definido desde el inicio del proyecto.
3. Se consiguen prototipos funcionales rápidamente y se van puliendo en cada ciclo utilizando retroalimentación.
4. Generalmente, se necesitan equipos más pequeños que en métodos tradicionales.

Desventajas:

1. Los interesados deben tener un nivel de involucramiento alto o muy alto en el proyecto.
2. Es difícil predecir y hacer suposiciones acerca del proyecto.
3. Se necesitan equipos de trabajo altamente compenetrados.

Kanban

Kanban es el otro gran descendiente de ágil que tiene un enfoque visual.

La metodología Kanban tiene su pilar en el uso de Tableros Kanban que son espacios divididos en columnas.

Pendiente → En curso → Por revisar → Finalizado.
Es la distribución más básica de columnas de un tablero kanban.

Conforme avanza el proyecto las tareas se irán moviendo de una columna a otra dependiendo de su estado.

Con cada iteración surgirán tareas nuevas que se añadirán al tablero y algunas otras serán removidas al ser descartadas.

Ventajas:

1. Permite visualizar de forma inmediata el estado de cada tarea del proyecto.
2. El responsable de cada tarea sabe exactamente qué debe hacer a continuación.
3. Es fácil identificar las tareas que están retrasadas y las columnas que están acumulando más tareas de las que deberían.

Desventajas:

1. Si el proyecto es de alta o muy alta complejidad, un tablero kanban podría no ser una manera eficiente de visualizar las tareas a realizar.
2. La comunicación es mayoritariamente de tipo pull, lo que podría no ser práctico para los interesados no conocedores de la metodología.

Lean

Lean es una metodología que tiene su origen en la industria de la manufactura y cuyo enfoque principal está en reducir el desperdicio —en general— a su mínima expresión.

Los principios de Lean son muda, muri y mura.

Muda se refiere a los desperdicios, muri a las sobrecargas y los cuellos de botella, y mura a los tiempos muertos.

Estas tres M están relacionadas entre sí, de manera que un mura no controlado genera un crecimiento de muri y estos dos hacen que aumente la cantidad de desperdicio —muda.

Ventajas:

1. Se enfoca en reducir los tiempos muertos, las acumulaciones y los desperdicios.
2. Optimiza los costos.
3. Permite una implementación progresiva.

Desventajas:

1. Implementarlo puede llegar a requerir una alta inversión inicial por parte de la organización.
2. Puede ocasionar problemas con el abastecimiento y escasez de inventario.

Six Sigma

El enfoque de Six Sigma es la eliminación de defectos; ya sea en procesos nuevos o procesos existentes.

Para crear procesos nuevos, Six Sigma tiene el proceso DMAIC —Definir, Medir, Analizar, Improve (mejorar), Controlar.

Para mejorar procesos Six Sigma tiene DMADV —Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar.

La verdad es que tanto Lean como Six Sigma son lo que yo llamo metofilosofías; pues si bien tienen herramientas y técnicas propias de una metodología, suelen ser aplicadas como filosofías en organizaciones y proyectos en conjunto con otras metodologías.

De ahí que sean tan populares términos como Lean Six Sigma o Ágil Sigma.

Ventajas:

1. Tiene la capacidad de complementar casi cualquier otro método de gestión de proyectos.
2. Aumenta los niveles de calidad de los productos manufacturados.
3. Se pueden alcanzar niveles de eficiencia superiores a 1 producto defectuoso por cada millón fabricado.

Desventajas:

1. Implementarlo puede llegar a requerir una alta inversión inicial por parte de la organización.
2. Se requiere entrenamiento especializado que puede llegar a ser costoso.
3. Puede llegar a reducir el apetito al riesgo general de la organización, reduciendo también los niveles de creatividad.

Prince2

Aunque es una forma media rara de agrupar siglas, PRINCE viene de PRojects IN Controlled Environments que significa Proyectos en Entornos Controlados.

PRINCE2 elige apegarse lo más que se puede al concepto de metodología y nos propone pasos concretos a seguir en lugar de “solo” buenas prácticas.

PRINCE2 tiene siete principios fundamentales:

1. Justificación comercial continua.
2. Aprender de la experiencia.
3. Roles y responsabilidades definidos.
4. Gestión por fases.
5. Gestión por excepción.
6. Orientación a productos.
7. Adaptación.

Es por su manera de enfocarse únicamente en los resultados, que muchas empresas y hasta gobiernos la consideran la metodología estándar.

Ventajas:

1. Metodología clara y con pasos establecidos.
2. Es completamente compatible con la norma ISO-21501 de gestión de proyectos.

Desventajas:

1. No considera las habilidades blandas de los miembros del equipo como una parte relevante en los proyectos.
2. Sin la experiencia suficiente termina siendo una metodología de generar documentos más que de gestión de proyectos.

¿Cuál es la Mejor Metodología de Gestión de Proyectos?

Si bien cada metodología es en sí misma un marco de trabajo completo que permite gestionar proyectos; la mejor forma de trabajar es utilizando lo que tu proyecto necesita de cada método.

¿Te confundí?

Me refiero que la mejor manera de gestionar proyectos es crear metodologías híbridas adaptadas a las necesidades particulares de cada proyecto que tengas que gestionar.

Por ejemplo; si tienes que lanzar un producto al mercado muy rápido, pero el apetito al riesgo de la organización no es tan alto como para usar solo la metodología NPI; entonces puedes usar las herramientas de NPI y Scrum que se acomoden mejor a tus necesidades.

Mi consejo es que no te limites a una sola metodología; que seas PMP no significa que no puedas emplear tableros Kanban o ser Scrum Master no te impide implementar Lean en tu proyecto.

Realmente; lo peor que puedes hacer es no permitirte descubrir nuevos enfoques.

¿Qué Metodologías Abarca el PMBOK?

La Guía del PMBOK del PMI es un conjunto de buenas prácticas para gestionar proyectos utilizando la metodología casada

Dicho esto, es importante que tengas en cuenta que el PMI también tiene una guía para metodología ágil.

Scrum

Scrum es la forma más pura de la metodología ágil.

En la metodología Scrum el proyecto se realiza en sprints que no es más que un término para llamar a iteraciones que suelen durar de una a dos semanas.

Los equipos de proyectos scrum suelen estar conformados por pocos especialistas liderados por un Scrum Master.

Como parte de su enfoque ágil, posee todo el dinamismo de la metodología de la que se desprende.

Ventajas:

1. Versatilidad y dinamismo en los proyectos.
2. Equipos reducidos y fáciles de motivas.
3. Periodos de iteración reducidos —Sprints.

Desventajas:

1. Se necesita que los profesionales y especialistas sean conocedores de la metodología.
2. Al no estar bien definido, es muy fácil que el alcance se salga de control.