Los entregables de un proyecto

Se conoce como entregables de un proyecto a los resultados únicos de un proyecto o una fase de este; pueden ser tangibles o intangibles y se suelen presentar en forma de un producto o un servicio que cumple con los criterios de aceptación definidos por el patrocinador del proyecto o la PMO de la organización patrocinadora.

Los entregables de un proyecto —project deliverables, en inglés— pueden ser tan grandes como un edificio o tan pequeños como un documento impreso en papel A4; dependiendo del proyecto pueden ser cientos de entregables o existir uno solo.

¿Cómo se definen los entregables de un proyecto?

Los entregables son identificados durante el proceso de planificación del proyecto, y se especifican en el Plan de Proyecto.

La identificación de los entregables de un proyecto comienza con la definición de los objetivos del proyecto. Estos objetivos deben ser claros y específicos para que los entregables sean identificados de manera eficaz.

Una vez que los objetivos del proyecto están definidos, el equipo de proyecto puede comenzar a identificar los entregables necesarios para alcanzar los objetivos.

Los entregables también se identifican a través del proceso de análisis de requisitos. El análisis de requisitos implica la recopilación de información sobre los requisitos del proyecto, incluyendo los requisitos de los usuarios, los requisitos de los stakeholders, los requisitos técnicos y los requisitos de seguridad.

Esta información se utiliza para identificar los entregables necesarios para satisfacer los requisitos del proyecto.

Una vez que los entregables se han identificado, se deben documentar en el Plan de Proyecto. Esta documentación es importante para garantizar que todos los miembros del equipo de proyecto estén al tanto de los entregables esperados.

Además, la documentación de los entregables permite a los miembros del equipo de proyecto monitorear el progreso del proyecto y asegurar que los entregables se entreguen a tiempo.

¿Cuáles son los principales entregables de un proyecto?

Estos entregables son los que definen el éxito de un proyecto y pueden variar dependiendo del tipo de proyecto.

Los principales entregables de un proyecto incluyen: documentos de diseño, documentos de especificaciones, documentos de pruebas, documentos de entrega, informes de progreso, informes finales, entregables de software, entregables de hardware, entregables de servicios, entregables de capacitación, entregables de seguridad y entregables de calidad.

Estos entregables deben ser definidos y acordados entre el equipo de proyecto y el cliente antes de iniciar el proyecto.

Los cambios en los entregables del proyecto

Los entregables del proyecto son los resultados tangibles que se esperan alcanzar al finalizar el proyecto.

Estos entregables pueden cambiar a lo largo del proyecto, ya sea por cambios en los requisitos del proyecto o por cambios en el alcance.

Es importante que los directores de proyectos se mantengan al día con estos cambios para garantizar que el proyecto se complete con éxito.

La Guía del PMBOK Séptima Edición recomienda que los directores de proyectos realicen un seguimiento de los cambios en los entregables del proyecto para asegurar que se cumplan los requisitos y el alcance del proyecto.

Esto se puede lograr mediante el uso de herramientas como el control de cambios, la gestión de requisitos y la gestión de alcance.

Estas herramientas ayudan a los directores de proyectos a identificar, documentar y gestionar los cambios en los entregables del proyecto.

Los entregables de un proyecto según el PMBOK 7ma Ed.

El concepto que da el PMI en la Guía del PMBOK (7ma ed.) es:

Entregable / Deliverable. Cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable para ejecutar un servicio que se debe producir para completar un proceso, una fase o un proyecto.
—Project Management Institute. (2021). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). (7ma ed.).

Entregables y criterios de aceptación

Los entregables son los productos, servicios o resultados finales que un proyecto debe producir para satisfacer los objetivos específicos definidos en el alcance del proyecto.

Los criterios de aceptación son los estándares que se deben cumplir para que un entregable sea aceptado por el cliente o patrocinador.

Los criterios de aceptación se definen en el plan de aceptación del proyecto y suelen incluir características como calidad, funcionalidad, rendimiento, seguridad y cumplimiento de los requisitos.

La definición de los entregables y los criterios de aceptación son parte del proceso de planificación de la dirección de proyectos.

Herramientas para gestionar entregables

Realmente la herramienta que uses para gestionar los entregables —identificarlos y hacerles seguimiento, básicamente— no suele ser un factor determinante para el éxito de tu proyecto.

Dependiendo de la magnitud del proyecto puedes utilizar: un papel, una pizarra, una hoja de cálculo (generalmente en MS Excel), o software especializado como MS Project y Primavera P6.

La forma en la que se hace también varía dependiendo del proyecto; pero, de manera formal, suele existir un documento que contiene la lista de entregables y otra información relevante.

Descargable: plantillas de seguimiento de entregables en Excel

Puedes descargar estas plantillas de entregables en Excel de manera gratuita para hacer la lista de entregables de tus proyectos y hacerles seguimiento durante las distintas etapas.

Plantilla 1:

Plantilla 2:

Ejemplos prácticos de entregables de un proyecto

Dependiendo de la industria, los entregables del proyecto pueden variar; ahora veremos algunos ejemplos:

Entregables en un proyecto de construcción

Los entregables que podemos encontrarnos en una obra civil son:

1. Planos: no todos los planos son iguales, ni requieren el mismo nivel de detalle, considera cada uno como un entregable independiente si la complejidad del proyecto lo amerita.
2. Documentación: ya sea impresa y archivada o digital y en PDF, existen documentos que por su relevancia son entregables en sí mismos.
3. Permisos: externos como licencias de construcción del gobierno local o internos como autorización de presupuesto del gerente de área.
4. Estudios: de suelos, de compatibilidad, y un largo etcétera, ya sean realizados por el equipo del proyecto o subcontratados.
5. Reportes: ya sean semanales o mensuales, informan sobre el avance y el cumplimiento de metas a los interesados.
6. Obra terminada: el que probablemente sea el entregable más importante del proyecto y el resultado tangible de un proyecto de construcción.

Al ser proyectos ejecutados en cascada, cada proceso del proyecto tiene sus propios entregables indispensables.

Entregables de un proyecto de software

Los entregables que podemos encontrar en este tipo de proyectos de informática son:

1. Especificaciones: incluyendo los requisitos iniciales del proyecto.
2. Recopilación: las necesidades del usuario, el estado actual del mercado, y todo tipo de datos necesarios para el éxito.
3. Migraciones: de datos de anteriores versiones del software o de información histórica de la empresa.
4. Desarrollo back-end: el diseño del servidor responsable de almacenar y procesar los datos colectados por el software.
5. Interfaz de usuario: la ventana con la que el usuario utilizará para interactuar con el programa.
6. Prototipos: entregas adelantadas del software que se ponen a prueba para perfeccionar en futuras iteraciones.
7. Software terminado: ya sea una aplicación de escritorio o una página web, es el entregable más importante.

Los proyectos de software generalmente se realizan usando un enfoque ágil para tener mayor versatilidad al momento de realizar cambios.